Amikor azt a szót halljuk, hogy tárgyalás, általában elegáns emberek jutnak eszünkbe, akik egy nagy asztal körül ülve fontos dolgokról beszélnek. Ez az asszociáció nem helytelen, de erősen leszűkíti a tárgyalás fogalmát. Tárgyalás ugyanis az is, amikor például a család összeül, hogy megbeszélje, mi lesz az idei úti cél…
A tárgyalás röviden: érdekütköztetés. Kettő vagy több fél között is végbe mehet, a lényege egy kölcsönösen előnyös végkifejlet létrehozása. Ez azonban nem biztos, hogy kompromisszum árán születik meg: az is elképzelhető, hogy a tárgyalás során felszínre kerül egy olyan megoldás, amire addig egyik fél sem gondolt.
Az ember jellemzően akkor vállal egy tárgyalási szituációt, amikor úgy gondolja, hogy a kiinduló állapotnál kedvezőbb helyzetbe kerülhet általa. Életünk során számtalanszor tárgyalunk úgy, hogy nem is vagyunk tudatában annak, hogy éppen egy tárgyalás zajlik – mint ahogy azt feljebb említettem. A legalapvetőbb tárgyalási helyzetek viszont jellemzően a munkahelyhez köthetők. Bértárgyalás, megállapodás másik cég képviselőivel, konkrét feladatkör rögzítése stb. Látható, hogy ebben a környezetben bizony jelentős tétje is lehet egy-egy tárgyalásnak. Az alábbiakban összegyűjtöttem néhány hasznos tippet, amik segíthetik a hatékony tárgyalást és a mindkét fél számára pozitív végkimenetelt.
A környezet
Alapvetőnek és banálisnak tűnhet, de a környezet – akár tudattalanul is – befolyásolhatja a tárgyalás hangulatát, eredményét. Sokkal kellemesebb például meghívott tárgyaló félként egy olyan irodába megérkezni, ahol előtte szellőztettek, és a tegnapi szemetet már elvitték. Rendkívül fontos lehet emellett a tárgyalóasztal maga is. A kerek asztal, amelynél a felek egyenlő távolságra ülnek egymástól és egyformán látnak mindenkit, kiegyensúlyozott viszonyt sugall – vagyis hogy a tárgyalók egyenlő felekként tekintenek egymásra. A hosszú, széles asztal ezzel szemben hierarchiát sejtet – főleg ha egy ember ül az asztalfőn, a többiek pedig valamelyik oldalon.
Az időpont
Biztosan sokakkal előfordult már, hogy a főnök behívta őket egy fontos megbeszélésre kettőkor, ebéd után. Azt hiszem, nem kell magyaráznom a helyzet kellemetlenségét. Evés után az ember álmosabb, lassúbb, kevésbé hatékony. Ilyen esetben kevésbé tud koncentrálni és kevésbé tudja érvényesíteni a saját érdekeit. Ha valóban eredményes tárgyalást akarunk lebonyolítani, gondosan válasszuk meg az időpontot! Az étkezésen kívül más tényezők is befolyásolják a legmegfelelőbb alkalmat: péntek délután például senki nem fog kellően odafigyelni a kérdésekre, mert már a hétvégi program jár a fejében. Hétfőn kora reggel pedig nem biztos, hogy a kikapcsolódás után rögtön sikerült visszazökkenni a munkába és az ember készen áll egy nagy volumenű megbeszélésre. Sorolhatnám még a kellemetlenebbnél kellemetlenebb időpontokat, de azt hiszem, ezekre mindenki rájön, ha belegondol, hogy ő hogyan reagálna, ha akkor hívnák be tárgyalni.
A megjelenés
Szintén magától értetődőnek tűnik a kellemes megjelenés, mégis sokan elfeledkeznek a jelentőségéről. Az ápoltság, a tiszta, rendezett, odaillő öltözet azt mutatja, hogy megtiszteljük a tárgyalópartnert azzal, hogy odafigyelünk a megjelenésünkre. Szakadt farmerben és papucsban például kérdéses, hogy mennyire komolyan vehető és hiteles valaki, aki egy nagyobb cég költségvetéséről folytat tárgyalást. Persze a témakör, a szituáció és a tárgyalópartnerek függvényében más és más lehet a helyénvaló megjelenés.
Az előkészületek
A felkészülés egy komolyabb tárgyalásra napokat vagy akár heteket is igénybe vehet, de egy kisebb volumenű szituációra is érdemes előkészülni. Először is, mi magunk miről szeretnénk beszélni, mik a konkrét pontok, amiket mindenképpen szükséges említeni? Milyen sorrendben lenne érdemes megvitatni a kérdéseket? Ha az egyszerűbbekkel kezdünk, amikben valószínű, hogy megállapodásra tudunk jutni, akkor a nehezebb kérdéseknek már pozitív hangulatban vágunk neki. Mi a saját álláspontunk és érdekünk, amit a másik fél tudomására hozunk? Mi az az utolsó pont, aminél többet nem vagyunk hajlandóak engedni, és inkább kilépünk a tárgyalásból? Mindezek előzetes végiggondolásával megkönnyíthetjük a helyzetünket, és a beszélgetést is gördülékenyebbé tehetjük. Az sem baj, ha a számunkra fontos tárgyalási pontokról írunk egy listát, és magunkkal visszük
A másik fél is számít!
Ahogy már említettem, a tárgyalás célja egy kölcsönösen előnyös megállapodás létrehozása. Éppen ezért elengedhetetlen a másik fél szempontjait, érdekeit is figyelembe venni! Próbáljuk beleképzelni magunkat az ő helyzetébe. Ez arra is jó lehet, hogy felmérjük, mi az, ami nekünk van, és neki lenne hasznos, és mi az, ami neki van, és nekünk jönne jól. Ez természetesen nem csak tárgyakra, hanem erőforrásokra, szolgáltatásokra és egyéb pénzben akár nem mérhető dolgokra is igaz. Soha ne az legyen tehát a cél, hogy a tárgyalópartnert belekényszerítsük egy olyan helyzetbe, ami csak számunkra előnyös.
Remélem, ez a néhány tanács segít abban, hogy egy kissé tudatosabban és felkészültebben üljenek le legközelebb a tárgyalóasztalhoz.
A cikket a BME (Budapesti Műszaki és Gazdaságtudományi Egyetem) 2020/2021-es tanévének második félévében tartott Tárgyalási stratégiák című kurzusán elhangzottak inspirálták.